Il requisito della forma scritta nel licenziamento ai tempi del digitale

di Salvatore Romanelli

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1. La questione

Il caso deciso dal Tribunale di Pavia (sentenza n. 469 del 09.09.2025) si inserisce nel dibattito, ancora aperto, circa la validità del licenziamento comunicato mediante strumenti informatici, in particolare tramite e-mail ordinaria, priva di firma digitale e inviata ad un indirizzo non convenuto fra le parti per le comunicazioni ufficiali.

Il requisito della forma scritta del licenziamento, sancito dall’art. 2 della Legge n. 604 del 1966, costituisce uno dei cardini della disciplina lavoristica italiana. La norma stabilisce che “il datore di lavoro deve comunicare per iscritto il licenziamento al prestatore di lavoro pena l’inefficacia dell’atto”.

Tale previsione, di natura formale e garantista, ha la duplice funzione di assicurare certezza giuridica e tutela della parte debole del rapporto, consentendo al lavoratore di conoscere con chiarezza le ragioni del recesso e di impugnarlo nei termini di legge. Il licenziamento, dunque, è un atto unilaterale recettizio che produce i propri effetti una volta giunto a conoscenza del destinatario (art. 1334 c.c.); si ritiene conosciuto nel momento in cui giunge all’indirizzo del destinatario, a meno che questi non provi di essere stato, senza sua colpa, nell’impossibilità di averne avuto notizia (art. 1335 c.c.). Sul punto va ricordato che, nella materia, da tempo, la Suprema Corte ha evidenziato che “in tema di forma scritta del licenziamento prescritta a pena di inefficacia, non sussiste per il datore di lavoro l’onere di adoperare formule sacramentali, potendo la volontà di licenziare… essere comunicata al lavoratore anche in forma indiretta, purché chiara” (Cass., Sez. Lav., 13 agosto 2007, n. 17652, ove è stata ritenuta corretta la decisione del giudice di merito, secondo cui “la consegna del libretto di lavoro…da parte della società con l’indicazione della data di cessazione del rapporto deve essere considerato atto formato di recesso”; in tal senso, v. anche Cass., Sez. Lav., 18 marzo 2009, n. 6553).

Con l’avvento della comunicazione digitale, la tradizionale nozione di “atto scritto” è stata progressivamente messa alla prova: email, PEC, messaggi WhatsApp e altre forme di comunicazione elettronica hanno sollevato l’interrogativo se possano assolvere all’onere della forma scritta imposto ad substantiam. La questione involge il delicato equilibrio tra due esigenze: da un lato, la certezza formale dell’atto di recesso datoriale, quale garanzia per il lavoratore in forza dell’art. 2 della L. n. 604/1966; dall’altro, l’adeguamento delle forme negoziali alla realtà tecnologica, sempre più caratterizzata da comunicazioni telematiche rapide e non formalizzate. In definitiva è necessario capire se forme alternative rispetto alla classica raccomandata A/R (sms, e-mail o altre forme di trasmissione informatiche) possano ritenersi idonee ad assolvere alla funzione di concreta conoscenza al lavoratore del provvedimento espulsivo. A tal riguardo la giurisprudenza ha più volte statuito il principio per cui la nozione di forma deve essere intesa in senso ampio, tale cioè da ricomprendere sia i vincoli attinenti al mezzo impiegato per la manifestazione di volontà, sia quelli relativi alle modalità di comunicazione della dichiarazione negoziale. La resistenza di alcune sentenze risiede nella difficile equiparazione tra documento scritto e strumento informatico in quanto tale ultimo atto può avere effetti legali solo se sottoscritto. A tal proposito la mail non fornirebbe ex se garanzie circa il mittente della dichiarazione (a causa della pratica non sempre controllata del phishing), né avrebbe le caratteristiche dell’atto scritto ex art. 2702 c.c., salvo che non sia sottoscritta con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. La linea interpretativa si poggia sulla considerazione per cui la comunicazione di licenziamento difetterebbe dei requisiti intrinsecamente connaturati all’atto recettizio (S. Rossi, È legittimo licenziare via email, in Quot. giur., 25 gennaio 2018).

Il tema è oggi di cruciale attualità, non solo per la frequenza delle comunicazioni digitali in ambito aziendale, ma anche per la necessità di conciliare la certezza formale con la realtà tecnologica, alla luce dell’art. 20 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005), che riconosce efficacia giuridica e probatoria al documento informatico. È sufficiente, pertanto, che l’atto di recesso contenga tutti gli elementi dai quali possa desumersi che provenga dal titolare dell’impresa e, soprattutto, sia portato a conoscenza del lavoratore (si pensi ad esempio all’invio nel corso del rapporto di lavoro dei prospetti paga o delle comunicazioni interne aziendali all’indirizzo di posta elettronica fornito dal lavoratore in sede di assunzione). Ne consegue che l’attenzione si deve spostare sul piano probatorio e, quindi, sulla libera valutazione delle prove da parte del giudice. La rilevanza del compendio probatorio deve essere tale da sostenere senza alcun margine di incertezza che l’atto espulsivo provenga dal datore di lavoro poiché, come sostenuto, dal giudice delle leggi, “al requisito formale dell’atto di recesso deve essere attribuita una essenziale funzione di garanzia, informata al rispetto della personalità umana, indice del valore spettante al lavoro nella moderna società industriale” (S. Rossi, op. cit.).

2. La pronuncia

Con la sentenza n. 469 del 09.09.2025 il Tribunale di Paviasi è pronunciato su un caso di licenziamento individuale per giustificato motivo oggettivo, comunicato dal datore di lavoro tramite posta elettronica ordinaria.

Il lavoratore impugnava il recesso deducendo l’inesistenza o inefficacia del licenziamento, sostenendo che la comunicazione via e-mail contenente il testo del licenziamento era priva di sottoscrizione e per cui priva di forma scritta e, quindi, nulla ai sensi dell’art. 2 L. n. 604/1966. Il datore di lavoro, dal canto suo, eccepiva la piena validità della comunicazione elettronica, trattandosi di messaggio proveniente da indirizzo aziendale ufficiale e regolarmente ricevuto nella casella di posta del dipendente.

Il giudice, richiamando l’art. 2 della L. n. 604/1966 e la giurisprudenza di legittimità (cfr. Cass., Sez. Lav., 15 aprile 2021, n. 10023 secondo la quale: “L’art. 2 della l. n. 604 del 1966, modificato dall’art. 2 della l. n. 108 del 1990, esige che il licenziamento sia comunicato per iscritto al lavoratore e tale onere di forma impone che l’atto con il quale sia stato intimato il recesso sia sottoscritto dal datore di lavoro o dal suo rappresentante che ne abbia il potere generale o specifica procura scritta”) ha ritenuto che la comunicazione in parola non integrasse il requisito della forma scritta per difetto sia di sottoscrizione sia di certezza in ordine alla provenienza e alla ricezione dell’atto. Ha, altresì, rilevato che l’indirizzo e-mail utilizzato non risultava convenuto tra le parti per le comunicazioni inerenti al rapporto di lavoro, né era riferibile con certezza al lavoratore. In mancanza di una prova dell’accordo sull’utilizzo del mezzo telematico, la comunicazione non poteva produrre effetti giuridici.

Di conseguenza, il Tribunale ha dichiarato l’inefficacia del licenziamento ai sensi dell’art. 2, comma 3, della L. n. 604/1966 e sulla base di quanto sancito dall’art. 2, comma 1, del D.Lgs. n. 23/2015 (Jobs Act) ha condannato la società resistente a reintegrare il ricorrente nel posto di lavoro e a corrispondere allo stesso il risarcimento del danno, determinato nella misura delle retribuzioni perdute sino alla pronuncia, con versamento dei contributi previdenziali ed assistenziali.

3. Precedenti giurisprudenziali

La sentenza del Tribunale di Pavia si inserisce in un filone giurisprudenziale ormai consolidato, che tende a riconoscere validità giuridica alle comunicazioni digitali in materia di licenziamento, purché ne sia dimostrata la provenienza e l’effettiva ricezione.

Già il Tribunale di Catania, con ordinanza del 27 giugno 2017, aveva affermato che “il recesso intimato a mezzo WhatsApp appare assolvere l’onere della forma scritta trattandosi di documento informatico imputabile al datore di lavoro”. Il giudice nella pronuncia evidenzia che la modalità utilizzata dal datore di lavoro, nel caso di specie, appare idonea ad assolvere ai requisiti formali in esame, in quanto la volontà di licenziare è stata comunicata per iscritto alla lavoratrice in maniera inequivoca, come del resto dimostra la reazione da subito manifestata dalla predetta parte. Quanto alla circostanza che il licenziamento non sarebbe stato sottoscritto dal datore di lavoro, ma da soggetto terzo (nella fattispecie il direttore tecnico), ha statuito che “La disciplina dettata dall’art. 1399 c.c. – che prevede la possibilità di ratifica con effetto retroattivo, ma con salvezza dei diritti dei terzi, del contratto concluso dal soggetto privo del potere di rappresentanza – è applicabile, in virtù dell’art. 1324 c.c., anche a negozi unilaterali come il licenziamento. Pertanto la dichiarazione di recesso proveniente da un organo della società datrice di lavoro sfornito del potere di rappresentanza della medesima può essere efficacemente ratificata dall’organo rappresentativo della società anche in sede di costituzione in giudizio per resistere all’impugnativa del licenziamento proposta dal lavoratore che deduca il detto difetto di rappresentanza, … non potendo il lavoratore essere compreso fra quei terzi di cui il comma 2 dell’art. 1399 fa salvi i diritti” (C. App. Milano, 28 giugno 2002; Cass., Sez. Lav., 05 aprile 1990, n. 2824). Tale pronuncia ha segnato l’apertura della giurisprudenza verso l’assimilazione dei mezzi informatici ai documenti scritti. Sul punto in dottrina (P. Salazar, È possibile il licenziamento via WhatsApp?, in Quot. giur., 20 luglio 2017) è stato affermato che nella “civilità liquida” che viviamo oggi, potrebbe, però, essere rischioso attribuire rilevanza giuridica ad atti così importanti, quali un atto di licenziamento, che non rechino la sottoscrizione del mittente. E questo per un motivo molto semplice, ossia la maggiore attenzione che tutti noi dobbiamo prestare alle nostre azioni, soprattutto a quelle che hanno risvolti “social” (quale appunto una chat, ma anche il commento ad un post, o la stessa messaggistica di Facebook) perché tali comunicazioni anziché restare circoscritte ai soli destinatari delle comunicazioni, entrano nella “rete” e qui, oltre a restare per sempre sono anche suscettibili di “furto”, di “alterazione” e, perché no, di manipolazione. Con le chat della messaggistica social, diviene un rischio da non sottovalutare, rischio che non si corre con la classica raccomandata (o messaggio PEC). Per quanto concerne il licenziamento comunicato, sempre, tramite whatsapp si è espressa in senso conforme anche la Corte d’Appello di Roma con sentenza del 23 aprile 2018statuendo che:“Al fine di assolvere all’obbligo di comunicazione in forma scritta, previsto a pena di inefficacia per l’intimazione di un licenziamento ai sensi e per gli effetti degli art. 2 e 6 della l. n. 604/1966, non rileva la peculiarità del mezzo utilizzato per la comunicazione stessa. Ne consegue che l’utilizzo della messaggistica istantanea tramite applicazione whatsapp, per un più generale principio di libertà della forma dei negozi giuridici, è del tutto equipollente e rispettoso delle norme del codice sull’efficacia e sulla presunzione di conoscenza degli atti unilaterali (art. 1334-1335 c.c.)”. Come rilevato dalla dottrina (E. Erario Boccafurni, Legittimo il licenziamento comunicato tramite whatsapp, in LPO, 2018, 9-10) questa pronuncia, al pari degli altri precedenti in materia, non arriva a far chiarezza sugli interrogativi cardine e, per certi versi, più interessanti connessi con l’utilizzo della messaggistica veloce: la certezza sull’identità del sender; la mancanza di una sottoscrizione originale in calce al messaggio; il paradosso secondo il quale il lavoratore che riceve questi messaggi, si trova nella scomoda situazione di dover scegliere tra la difesa in giudizio delle proprie ragioni e il non dover promuovere ricorso per non ammettere implicitamente di aver avuto effettiva conoscenza della comunicazione stessa. D’altronde appare ai più che la reale voluntas legis, nel prevedere una forma scritta di comunicazione del licenziamento, sia stata quella di rispettare un più generale principio di certezza dei rapporti giuridici. È questo il vero “cortocircuito” che questa sentenza, come anche la richiamata ordinanza del Tribunale di Catania, provoca nel più generale equilibrio dei mezzi processuali a disposizione delle parti tanto da potersi, astrattamente, ipotizzarsi una lesione dei principi costituzionali di difesa, ai sensi dell’art. 24, e di eguaglianza sostanziale ex art. 3, comma secondo (E. Erario Boccafurni, op. cit.).

Pur nell’assenza di precedenti noti, qualche specifica riflessione merita il licenziamento intimato a mezzo WhatsApp, mediante un messaggio audio. Qui, le questioni si pongono in termini più complessi e, già ad una prima valutazione, suggeriscono di escludere che la prescrizione normativa della forma scritta sia integrata a fronte di una comunicazione che si limita ad essere effettuata a voce. Se in linea generale può osservarsi che diventa dirimente il comportamento del lavoratore dal momento in cui tale comunicazione giunge al suo dispositivo elettronico, nel caso di licenziamento trasmesso con un messaggio vocale via WhatsApp è a monte che manca la possibilità di soddisfare la prescrizione dell’art. 2, co. 1, L. n. 604/1966 (A. Rota, L’intimazione del licenziamento nell’era digitale: dalla notificazione a mezzo raccomandata all’invio tramite WhatsApp, in Lab. law iss., 2017, vol. 3, 2).

Ritornando, invece, al caso trattato dalla sentenza oggetto di commento (licenziamento comunicato con mail ordinaria) la giurisprudenza di legittimità si era già espressa in passato (Cass., Sez. Lav., 12 dicembre 2017, n. 29753) affermando che “Il requisito della comunicazione per iscritto del licenziamento deve ritenersi assolto, in assenza della previsione di modalità specifiche, con qualunque modalità che comporti la trasmissione al destinatario del documento scritto nella sua materialità, come avviene nel caso in cui sia trasmesso a mezzo e-mail un documento allegato in formato PDF”. Il principio valorizzava una concezione funzionale e non formalistica della forma scritta, intesa a garantire la certezza del contenuto e della provenienza, non la mera materialità del supporto. In quel caso la Corte aveva ritenuto valido il recesso intimato tramite posta elettronica, poiché la comunicazione conteneva in allegato un documento scritto in formato PDF recante la manifestazione di volontà di recesso; vi era certezza della provenienza della comunicazione (indirizzo aziendale ufficiale del datore di lavoro); il lavoratore aveva ricevuto e conosciuto la comunicazione, come dimostrato da successive e-mail da lui inviate ai colleghi; e il contratto di assunzione prevedeva la possibilità di comunicazioni “in forma scritta” anche tramite strumenti informatici. Sul piano dottrinale (S. Rossi, op. cit.) è stato rilevato che la questione non può esaurirsi nell’assimilazione tecnica dell’e-mail al documento scritto, ma deve fondarsi sulla rigorosa prova della provenienza e della conoscenza effettiva dell’atto, poiché solo tali elementi assicurano il rispetto della ratio garantista della norma.

Nel caso di notificazione tramite lo short message system, l’idoneità di un atto “dematerializzato” a perseguire gli scopi della L. n. 604/1966 è stata dapprima succintamente (e forse un po’ sbrigativamente) motivata dall’esigenza di adattare il precetto allo “stato della tecnologia” e tenendo conto “della valenza del sms nell’attuale sistema degli scambi e delle comunicazioni” (Trib. Torino 20 maggio 2010, n. 2114). A questa decisione, che inaugura un nuovo capitolo della riflessione sulle potenzialità dell’informatica nella gestione del rapporto lavorativo – in particolare occupandosi di «un nuovo modo di scrivere in cui il flusso degli elettroni costituisce il nuovo inchiostro» e «le memorie elettriche o elettroniche la nuova carta» si sono aggiunte pronunce che hanno parificato tale modalità di notificazione a quella realizzata tramite telefax e telegramma dettato per telefono, mutuando conseguentemente i principi enucleati in via interpretativa in relazione a tali forme di trasmissione. Più recentemente l’iter argomentativo dei giudici si fonda sull’assimilazione al documento informatico, per come definito ai sensi del Codice dell’Amministrazione digitale contenuto nel D.Lgs. n. 82/2005 e da ultimo sottoposto a revisione ad opera del D.Lgs. n. 179/2016 (A. Rota, op. cit.). Per quanto riguarda il licenziamento comunicato via sms la giurisprudenza di merito ha assimilato tale forma di comunicazione ad un telegramma dettato per telefono. A tal riguardo si richiama la sentenza della Corte di Appello di Firenze 05 Luglio 2016, n. 629 la quale ha riconosciuto legittimo il licenziamento comunicato tramite sms sulla base del principio per cui, seppure l’sms non riveste propriamente il carattere della forma scritta, sarebbe tuttavia assimilabile ad un telegramma dettato per telefono, rispetto al quale non si pone alcun problema astratto di rispetto degli oneri formali, laddove risulti incontestata la provenienza della comunicazione dal datore di lavoro.

Un ultimo approfondimento merita il licenziamento “postato” o intimato attraverso i social network, tra cui Facebook. Preliminarmente va osservato che le funzioni messe a disposizione dalla community virtuale, in particolare le attività di tag o la pubblicazione sulla bacheca del lavoratore, risultano conformi all’indirizzo interpretativo secondo il quale la comunicazione per iscritto “deve consistere in uno strumento che ponga per iscritto in rapporto diretto il datore con il prestatore, ossia in un atto scritto che provenga dal primo e che pervenga personalmente al secondo” (A. Rota, op.cit.). Ambedue le attività online consentono di esternare la volontà di estinguere il rapporto, seppur veicolata tramite le nuove forme di comunicazione elettronica. A diverse conclusioni bisogna pervenire qualora la pubblicazione del licenziamento sulla pagina o il profilo del datore avvenga senza ricorrere a meccanismi che direttamente riconducano l’informazione al destinatario del provvedimento estintivo. Conformemente all’orientamento giurisprudenziale, deve ritenersi irrilevante la conoscenza del licenziamento attraverso canali indiretti ai fini della validità del recesso, sono indispensabili “l’individualità del licenziamento e la necessaria comunicazione all’interessato” (A. Rota, op.cit.). In secondo luogo, va valutata la conformità di iniziative del datore di lavoro trasmesse all’account social del lavoratore, dunque ad un profilo personale e non collegato alla posizione lavorativa del dipendente. La giurisprudenza non configura a carico del datore di lavoro l’onere di consegnare materialmente l’atto di licenziamento, conformemente al fatto che la legge non prescrive particolari sedi, accreditandone talune a discapito di altre. Essa piuttosto si limita a verificare ai sensi dell’art. 1335 c.c. «il solo fatto oggettivo dell’arrivo della dichiarazione all’indirizzo del destinatario», intendendo per tale «il luogo più idoneo per la ricezione, che risulti in concreto nella sfera di dominio o controllo del destinatario». Il che potrebbe consentire, accedendo ad una lettura evolutiva, di ricomprendere nella nozione di indirizzo anche quello virtuale, spingendosi fino al punto di far coincidere quest’ultimo (perfino) con l’account social del lavoratore, a patto che esso sia tra quelli indicati al datore per le comunicazioni di ordine professionale (A. Rota, op.cit.).

4. Osservazioni conclusive

La sentenza del Tribunale di Pavia consolida l’orientamento giurisprudenziale che valorizza la funzione sostanziale della forma scritta nel licenziamento. Il giudice pavese ha interpretato il requisito formale in chiave evolutiva, adeguandolo alla realtà tecnologica contemporanea: non è la materialità del supporto a garantire la validità dell’atto, bensì la possibilità di imputare con certezza la dichiarazione al datore di lavoro e di assicurarne la conoscenza al lavoratore. Tale impostazione appare coerente con la normativa in tema di documenti informatici e con la ratio protettiva dell’art. 2, L. n. 604/1966. Essa consente di evitare il rischio di inefficacia formale del licenziamento per ragioni meramente tecnologiche, senza sacrificare le esigenze di tutela del prestatore. In definitiva, la trasmissione via email della lettera di licenziamento, in un’ottica di evoluzione dei sistemi informatici, deve considerarsi legittima se il datore di lavoro fornisce la prova rigorosa della sua provenienza e la concreta conoscibilità dell’atto di recesso al lavoratore. Il requisito formale di cui all’art. 2 della Legge n. 604/1966 è soddisfatto ogni qual volta il documento informatico, assimilato a quello scritto nella sua oggettiva materialità e a prescindere da una firma digitale, sia idoneo all’estrinsecazione formale della volontà del datore di lavoro di licenziare (S. Rossi, op. cit.).

Tuttavia, non mancano profili critici. Come osservato in dottrina, l’estensione del concetto di “forma scritta” a mezzi informatici privi di firma elettronica qualificata può comportare incertezze probatorie in ordine alla paternità e all’integrità del documento. La prudenza interpretativa resta dunque necessaria: l’utilizzo di strumenti digitali non deve eludere le garanzie di certezza e trasparenza che il legislatore ha inteso stabilire con l’obbligo della forma scritta.

In conclusione, la pronuncia pavese rappresenta un punto di equilibrio tra formalismo e funzionalità, tra certezza e innovazione.

Essa segna un passo ulteriore verso la dematerializzazione giuridica del rapporto di lavoro, ma richiama altresì i datori di lavoro a un uso responsabile e probante degli strumenti digitali, nel rispetto dei principi di correttezza e buona fede su cui si basa il diritto del lavoro.